Biuletyn Informacji Publicznej - bip.gmina-pionki.pl

Pionki, dnia 26 czerwca 2025 r.

Nr OKE.271.2.2025

ZAPYTANIE CENOWE

dla zamówień o wartości od 20 000 zł do nieprzekraczających kwoty 130 000 złotych

Zamawiający: Gmina Pionki

ul. Zwycięstwa 6a

26-670 Pionki

NIP 796 28 76 911

Na podstawie ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1320 z późn. zm.) oraz Zarządzenia Nr 16/2021 Wójta Gminy Pionki z dnia 16 marca 2021 r. w sprawie Regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej kwoty 130.000 zł w Urzędzie Gminy Pionki, zapraszam do złożenia oferty w odpowiedzi na zapytanie ofertowe w przedmiocie:

Organizacja Dożynek Powiatowo - Gminnych zaplanowanych na dzień 14 września 2025 r. w miejscowości Jedlnia, Gmina Pionki

Opis przedmiotu zamówienia:

1. Nazwa zadania: Kompleksowa organizacja i realizacja jednodniowej imprezy plenerowej „Dożynki Powiatowo - Gminne”.

2. Termin realizacji: 14 września 2025 r. w godzinach: 11:00 – 23.00

3. Miejsce realizacji: miejscowość Jedlnia, gmina Pionki (Ogrody plebańskie - teren Parafii św. Mikołaja w Jedlni przy Obiekcie Sportowym im. Tomasza Wróbla oraz teren Obiektu Sportowego im. Tomasza Wróbla w Jedlni)

4. Przewidywana liczba uczestników: 2000 osób

5. Szczegółowy zakres zamówienia:

Wykonawca zobowiązany jest do kompleksowego zorganizowania, przeprowadzenia i obsługi technicznej imprezy, zapewniając profesjonalną jakość usług. W zakres obowiązków wykonawcy wchodzi w szczególności:

1. zapewnienie sceny w atestowanej konstrukcji, ze stabilnym zadaszeniem, schodami z dwóch stron, elementami bezpieczeństwa i osłonięciem z trzech stron o minimalnych wymiarach 12x10 m, wraz z jej transportem, montażem i demontażem.

2. zapewnienie dodatkowego namiotu technicznego w pobliżu sceny o wymiarach min. 3 x 6 m,

3. zapewnienie profesjonalnego, dynamicznego i statycznego oświetlenia estradowego (efektowego), dostosowanego do wielkości sceny, charakteru wydarzenia oraz ewentualnych riderów technicznych artystów, wraz z obsługą techniczną przez wykwalifikowanego realizatora światła (duża scena i mała scena „ludowa” zapewniona przez zamawiającego),

4. zapewnienie profesjonalnego nagłośnienia estradowego (preferowany system linowy lub równoważny) o mocy i parametrach gwarantujących równomierne pokrycie dźwiękiem całego terenu przeznaczonego dla publiczności oraz spełniającego wymogi ewentualnych riderów technicznych artystów, wraz z obsługą techniczną przez wykwalifikowanego realizatora dźwięku (duża scena i mała scena „ludowa” zapewniona przez zamawiającego),

5. zapewnienie zasilania energetycznego sceny i zaplecza technicznego - preferowane 4 szt. cichobieżnych agregatów prądotwórczych, każdy o mocy minimum 80kW, wraz z paliwem obsługą i niezbędnym, bezpiecznym okablowaniem. Zapewnienie wystarczającej ilości okablowania i rozdzielni przeznaczonych do zasilenia strefy scenicznej, strefy gastronomicznej i stoisk KGW (min. 12 stanowisk). Zapewnienie obecności co najmniej dwóch wykwalifikowanych elektryków z odpowiednimi uprawnieniami, odpowiedzialnymi za bezpieczne wykonanie i nadzór nad instalacjami elektrycznymi na potrzeby imprezy.

6. dostarczenie, ustawienie i bieżąca obsługa (zapewnienie czystości, uzupełnianie środków higienicznych) toalet przenośnych typu TOI – TOI (16 szt., w tym co najmniej jedna przystosowana do potrzeb osób niepełnosprawnych),

7. zapewnienie profesjonalnego zaplecza medycznego imprezy – karetka z dwoma ratownikami i dwuosobowy patrol medyczny, przez cały czas jej trwania oraz w okresie bezpośrednio przed i po jej zakończeniu, zgodnie z planem zabezpieczenia,

8. zapewnienie profesjonalnej ochrony fizycznej terenu imprezy (oznakowani, licencjonowani pracownicy ochrony, minimum 30 osób przez cały czas trwania imprezy), zapewniającej bezpieczeństwo uczestników i mienia, działającej zgodnie z planem ochrony i koordynowanej przez kierownika ds. bezpieczeństwa,

9. dostarczenie, montaż i demontaż płotków zaporowych w ilości i układzie zgodnym z planem zabezpieczenia imprezy (ok 250 mb), zapewniającym bezpieczne wydzielenie stref,

10. przygotowanie i pełna obsługa formalno – prawna imprezy masowej, w tym opracowanie niezbędnej dokumentacji (regulaminy, plany zabezpieczenia, plany ochrony), uzyskanie stosownych opinii (Policja, Straż Pożarna, Pogotowie Ratunkowe) i zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej, zapewnienie sprzętu ppoż, zorganizowanie łączności między służbami, wyznaczenie dróg ewakuacyjnych, przygotowanie dokumentacji ZAiKS,

11. zapewnienie i profesjonalne wyposażenie zaplecza/garderób dla artystów/ wykonawców zgodnie ze standardami branżowymi i zapisami zawartych umów koncertowych. Dbanie o porządek w garderobach i przy zapleczu sceny.

12. zapewnienie wyżywienia i zakwaterowania w hotelu min *** dla gwiazd wieczoru, zgodnie z wymaganiami artystów i zapisami zawartych umów koncertowych (planowane gwiazdy wieczoru: zespół KOMBI, zespół Piękni i Młodzi, zespół Kordian),

13. zapewnienie transportu wszystkich niezbędnych elementów, ich profesjonalnego montażu przed imprezą oraz demontażu po jej zakończeniu,

14. zapewnienie obsługi technicznej (scena, dźwięk, światło) zgodnie z ramowym programem artystycznym oraz technicznymi wymaganiami poszczególnych artystów,

15. przeprowadzenie kampanii reklamowej na Facebooku o zasięgu powyżej 15 000 osób,

16. zapewnienie odpowiedniej ilości koszy na śmieci,

17. przestrzeganie przepisów BHP oraz ppoż. w trakcie realizacji umowy,

18. podjęcie współpracy z przedstawicielami Urzędu Gminy Pionki w zakresie organizacji i przebiegu Dożynek Powiatowo - Gminnych oraz stosowania się do wytycznych w powyższym zakresie.

6. Wykonawca wybrany do realizacji zamówienia zobowiązany będzie przedstawić kserokopię opłaconej polisy potwierdzającej, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia. Dokument potwierdzający ubezpieczenie musi być ważny do dnia 15 września 2025 r. włącznie (kserokopia kopia polisy, wraz z dowodem jej opłacenia stanowi załącznik nr 1 do oferty).

7. Wykonawca ponosi wszelkie koszty wynikające z realizacji w/w usługi.

4. Kod CPV: 79952100-2

5. Informacja o ofertach częściowych:

Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

6. Opis wymagań od wykonawców i sposobu ich potwierdzania:
1. Wykonawca musi posiadać uprawnienia do wykonania określonej działalności lub czynności, jeśli przepisy prawne nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień.

2. Wykonawca musi znajdować się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.

3. Wykonawca musi dysponować wiedzą, potencjałem technicznym i osobowym zdolnym do wykonania zamówienia oraz posiadać doświadczenie w organizacji podobnych przedsięwzięć tj. organizacji festynów, pikników, imprez plenerowych.

Wykonawca spełni warunek "doświadczenia", jeżeli wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie - wykonał należycie co najmniej 2 (dwie) usługi organizacji przedsięwzięć, o których mowa powyżej.

4. Wykonawca nie podlega wykluczeniu, o którym mowa w art. 108 ust. 1 pkt 1-4 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych oraz w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.

5. Zamawiający dopuszcza udział podwykonawców w zamówieniu.

7. Termin realizacji zamówienia: 14.09.2025 r.

8. Kryteria stosowane przy wyborze najkorzystniejszej oferty:

1. Cena oferty – maksymalnie 80 pkt

2. Doświadczenie w organizacji podobnych przedsięwzięć tj. w organizacji festynów, pikników, imprez plenerowych w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie - wykonał należycie co najmniej 2 (dwie) tego typu usługi – maksymalnie 20 pkt

Opis sposobu oceny ceny brutto [C]

Ocena kryterium ceny dokonana zostanie według następującego wzoru:

Cn

Lp = ------------ x 80

Co

Gdzie:

Lp - liczba punktów

Cn – najniższa cena brutto wśród ofert

Co – cena brutto badanej oferty danego wykonawcy

Za doświadczenie w organizacji podobnych wydarzeń tj. festynów, pikników, imprez plenerowych zostaną przyznane punkty [D]:

- za 2 imprezy – 10 punktów

- za 3 imprezy - 15 punktów

- za 4 imprezy i więcej - 20 punktów

Wykonawca, który wskaże posiadanie doświadczenia na poziomie organizacji 2 przedsięwzięć otrzyma 0 punktów. Wykonawca nie może wskazać mniej niż 2 przedsięwzięć, ponieważ jest to warunek konieczny udziału w postępowaniu. Jeżeli Wykonawca wykaże więcej niż 4 przedsięwzięcia, otrzyma tyle samo punktów co dla 4 przedsięwzięcia.

W celu oceny wymaganego doświadczenia, wykonawca złoży załącznik nr 2 do oferty – wykaz zrealizowanych wydarzeń plenerowych wraz z dokumentami potwierdzającymi ich prawidłową realizację np. referencje, poświadczenia.

Łączna liczba punktów uzyskanych przez ofertę [P] zostanie obliczona w poniższy sposób:

P = C + D

P – łączna liczba punktów uzyskana przez ofertę

C - liczba punktów w kryterium „cena”

D - liczba punktów w kryterium „doświadczenie”

Przy dokonywaniu obliczeń Zamawiający zastosuje matematyczne zaokrąglenie wyników do drugiego miejsca po przecinku.

9. Informacje dotyczące wyboru oferty/opis sposobu wyboru oferty

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która spełnia wszystkie kryteria określone w niniejszym zapytaniu ofertowym i uzyska największą ilość punktów wg kryteriów wskazanych w punkcie 8.

10. Dodatkowe informacje/osoba uprawniona do kontaktu

Osobą upoważnioną ze strony Zamawiającego do bezpośredniego kontaktowania się i udzielania wyjaśnień jest Pani Dominika Mazur, tel. 48 612 15 14, e-mail: dominika.mazur@gmina-pionki.pl

11. Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert:

1) Ofertę należy sporządzić (wypełnić) według formularza oferty, którego wzór stanowi Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.

2) Oferta musi być czytelna.

3) Formularz oferty musi być podpisany przez osobę upoważnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy, zgodnie z formą reprezentacji Wykonawcy określoną w rejestrze handlowym lub innym dokumencie, właściwym dla formy organizacyjnej Wykonawcy. Upoważnienie dla osoby lub osób podpisujących ofertę musi bezpośrednio wynikać z dokumentów załączonych do oferty. W przypadku, gdy ofertę podpisuje osoba lub osoby, których upoważnienie do reprezentacji nie wynika z dokumentów załączonych do oferty, wymaga się, aby Wykonawca dołączył do oferty stosowne pełnomocnictwo. Pełnomocnictwo załączone do oferty winno być złożone w oryginale lub notarialnie poświadczonej kopii.

4) Ofertę należy złożyć do dnia 3.07.2025 r.
- osobiście w siedzibie Zamawiającego w godzinach 7.30-15.30 lub przesłać pocztą na adres:

Urząd Gminy Pionki

ul. Zwycięstwa 6a

26-670 Pionki

- w formie skanu pocztą elektroniczną na adres: ug@gmina-pionki.pl

Oferty złożone po terminie mogą nie być rozpatrywane.

12. Ogłoszenie wyników postępowania.

Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi Wykonawców, którzy złożyli oferty o wyborze najkorzystniejszej oferty.

13. Zamawiający informuje, że:

1. podpisze umowę z Wykonawcą, który przedłoży najkorzystniejszą ofertę z punktu widzenia kryteriów przyjętych w pkt 8.

2. o miejscu i terminie podpisania umowy Zamawiający powiadomi Wykonawcę telefonicznie,

3. zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania na każdym jego etapie bez podania przyczyny,

4. niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania do zawarcia umowy,

5. termin związania ofertą wynosi 30 dni od zakończenia terminu składania ofert

14. Ochrona danych osobowych

KLAUZULA INFORMACYJNA:

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Wójt Gminy Pionki mający siedzibę w Urzędzie Gminy Pionki ul. Zwycięstwa 6a, 26- 670 Pionki;

2. Kontakt do inspektora ochrony danych osobowych w Gminie Pionki: iod@gmina-pionki.pl;

3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z zapytaniem ofertowym w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego o wartości nieprzekraczającej 130.000 zł w przedmiocie: Organizacja Dożynek Powiatowo - Gminnych zaplanowanych na dzień 14 września 2025 r. w miejscowości Jedlnia, Gmina Pionki;

4. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1320 z późn. zm.) dalej „ustawa Pzp”;

5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;

6. Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;

7. W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

8. Posiada Pani/Pan:

- na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

- na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;

- na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;

- prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

9. Nie przysługuje Pani/Panu:

- w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

- prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

- na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.