Biuletyn Informacji Publicznej - bip.gmina-pionki.pl

Dominika Mazur- PO Kierownika	pok.3      Rada Gminy	tel.(48) 612-15-14
Grażyna Rojek	pok.3     Rada Gminy	tel.(48) 612-15-14
Małgorzata Kustra	pok.1	tel.(48) 612-12-51
Kamila Jelińska	pok.1	tel.(48) 612-12-51
Renata Jaroszek	pok.9 - Sekretariat Wójta	tel.(48) 612-15-14
Maja Ciepielewska	hol parter	tel.(48) 612-15-14

Do zadań Referatu Organizacji, Kadr i Ewidencji  Ludności należą w szczególności:

1. Prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu oraz spraw osobowych kierowników gminnych jednostek organizacyjnych, a w szczególności:

• prowadzenie akt osobowych pracowników Urzędu;

• przeprowadzanie procedury naboru pracowników na wolne stanowiska pracy oraz przygotowywanie wszelkiej dokumentacji w tym zakresie zgodnie z regulacjami ustawowymi i wewnętrznymi w tym zakresie;

• sporządzanie dokumentacji w zakresie nawiązywania i rozwiązywania stosunku pracy;

• przygotowywanie dokumentacji w zakresie przeszeregowania, awansowania pracowników oraz sporządzanie angaży pracowniczych;

• prowadzenie dokumentacji niezbędnej do ustalenia uprawień pracowniczych do świadczeń zależnych od stażu pracy;

• prowadzenie spraw dotyczących przydziału indywidualnej odzieży roboczej pracownikom gospodarczym oraz zatrudnionym w ramach robót publicznych lub prac interwencyjnych;

• sporządzanie wykazów i ustalenie uprawnień do dodatkowego wynagrodzenia rocznego;

• współdziałanie z kierownikami komórek organizacyjnych w zakresie aktualizacji zakresów czynności;

• wystawianie zaświadczeń, legitymacji i innych dokumentów osobowych w trakcie trwania stosunku pracy;

• prowadzenie spraw związanych z udzielaniem kar porządkowych przewidzianych w Kodeksie pracy;

• prowadzenie spraw związanych z urlopami wypoczynkowymi, okolicznościowymi, macierzyńskimi, ojcowskimi, wychowawczymi, szkoleniowymi oraz bezpłatnymi;

• prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników Urzędu;

• prowadzenie spraw emerytalnych i rentowych pracowników;

• przygotowywanie dokumentacji dotyczącej służby przygotowawczej dla osób nowozatrudnionych na stanowiskach urzędniczych;

• prowadzenie spraw związanych z ochroną zdrowia pracowników;

• kierowanie pracowników na wstępne szkolenie w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej;

• prowadzenie ewidencji pracowników zatrudnionych oraz pracowników, z którymi stosunek pracy rozwiązano lub który ustał;

• prowadzenie całości sprawozdawczości w zakresie spraw kadrowych wymaganych przez Główny Urząd Statystyczny;

• ewidencjonowanie pełnomocnictw i upoważnień wydawanych przez Wójta pracownikom oraz kierownikom gminnych jednostek organizacyjnych;

• prowadzenie spraw związanych ze szkoleniami oraz spraw dotyczących podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników;

• współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy w zakresie zatrudniania osób bezrobotnych w ramach prac interwencyjnych, robót publicznych i staży oraz prowadzenie stosownej dokumentacji kadrowej w tym zakresie;

• kontrola przestrzegania dyscypliny pracy przez pracowników Urzędu;

• współpraca ze służbami BHP w celu zapewnienia bezpieczeństwa i higieny pracy;

• przygotowywanie projektów aktów wewnętrznych w zakresie właściwości referatu.

2. Prowadzenie spraw związanych z Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych w zakresie obsługi komisji socjalnej, w tym m.in.:

• współpraca z komisją socjalną w zakresie właściwego przygotowania materiałów na jej posiedzenia;

• przyjmowanie wniosków i oświadczeń pracowników;

• sporządzanie zestawień przyznanych świadczeń i przekazywanie ich do wypłaty.

3. Prowadzenie spraw z zakresu dowodów osobistych, w tym m.in.:

• przyjmowanie wniosków dotyczących wydania i wymiany dowodu osobistego;

• obsługa systemu informatycznego udostępnionego na potrzeby sporządzania dowodów osobistych;

• przyjmowanie zgłoszeń i wydawanie zaświadczeń o utraconych dowodach osobistych;

• przechowywanie i kompletowanie teczek osobowo – dowodowych;

• unieważnianie dowodów osobistych;

• przyjmowanie i załatwianie wniosków o udostępnienie danych i udzielanie informacji z zakresu dowodów osobistych;

• wydawanie poświadczeń osobom oczekującym na dowód osobisty;

• prowadzenie archiwum akt dowodowo – osobowych.

4. Prowadzenie spraw z zakresu ewidencji ludności, w tym m.in.:

• prowadzenie rejestru mieszkańców stałych, byłych oraz cudzoziemców w systemie informatycznym;

• prowadzenie kartoteki osób zameldowanych na pobyt czasowy oraz cudzoziemców;

• prowadzenie spraw w zakresie nadania i zmiany numeru PESEL;

• przyjmowanie i załatwianie wniosków o udostępnienie danych ze zbiorów meldunkowych, rejestru PESEL oraz ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych zgodnie z przepisami prawa;

• przyjmowanie dokumentów i dokonywanie czynności zameldowania na pobyt stały i wymeldowania z pobytu stałego;

• przyjmowanie dokumentów i dokonywanie czynności zameldowania na pobyt czasowy obywateli polskich i cudzoziemców;

• wydawanie zaświadczeń o zameldowaniu na pobyt stały i czasowy oraz wymeldowaniu obywateli Polski i cudzoziemców;

• przyjmowanie dokumentów i dokonywanie czynności wymeldowania z pobytu stałego
  i pobytu czasowego;

• prowadzenie rejestru osób ubezwłasnowolnionych;

• potwierdzanie zameldowania na wniosek strony;

• wprowadzanie i aktualizacja danych osobowo – adresowych mieszkańców Gminy;

• prowadzenie postępowań administracyjnych w sprawach o wymeldowanie i zameldowanie;

• prowadzenie rejestru stałego i rejestru dodatkowego wyborców;

• przygotowywanie i aktualizacja list wyborczych;

• sporządzanie wykazów dzieci podlegających obowiązkowi szkolnemu dla szkół podstawowych;

• organizacja kwalifikacji wojskowej, zgodnie z ustawą z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny;

5. Prowadzenie spraw z zakresu obsługi organizacyjnej i administracyjno - technicznej Rady (sesji, komisji i innych spotkań), w tym m.in.:

• terminowe i właściwe przygotowanie dokumentacji i doręczanie jej radnym;

• prowadzenie rejestrów protokołów i aktów prawnych Rady oraz interpelacji, wniosków i zapytań;

• prowadzenie rejestru skarg i wniosków wpływających do Rady i sporządzanie sprawozdań z ich realizacji;

• planowanie projektu budżetu Rady oraz bieżąca analiza jego wykonania;

• przygotowywanie wyborów ławników sądowych;

• realizacja zadań wynikających z obowiązku przekazywania uchwał do nadzoru prawnego wojewody, regionalnej izby obrachunkowej oraz do redakcji wojewódzkiego dziennika urzędowego;

• udostępnianie dokumentów znajdujących się w posiadaniu Rady do powszechnego wglądu w zakresie przez prawo przewidzianym z zachowaniem ochrony danych osobowych;

• organizacja współpracy z jednostkami pomocniczymi gminy – sołectwami.

6. Prowadzenie spraw z zakresu archiwum zakładowego:

• gromadzenie, przechowywanie, ewidencjonowanie i odpowiednie zabezpieczenie materiałów archiwalnych tworzących zasób archiwalny;

• klasyfikowanie, kwalifikowanie i brakowanie materiałów określonych w pkt 1, a także przekazywanie ich właściwym archiwom państwowym;

• przejmowanie dokumentacji spraw zakończonych z poszczególnych komórek organizacyjnych;

• przejmowanie dokumentacji niearchiwalnej po gminnych jednostkach organizacyjnych, których działalność ustała i które nie mają sukcesora oraz dla których organem założycielskim lub sprawującym nadzór była Gmina;

• udostępnianie przechowywanej dokumentacji;

• inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu;

• sporządzanie sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym;

• doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją.

7. Prowadzenie kancelarii Urzędu, w tym:

• obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej z Urzędu;

• obsługa gminnej poczty elektronicznej;

• informowanie interesantów o funkcjonowaniu Urzędu, sposobie załatwiania spraw oraz udzielanie odpowiedzi na bieżące pytania mieszkańców;

• zapewnienie prawidłowego i terminowego obiegu dokumentów;

• budowanie pozytywnego wizerunku Urzędu;

• aktualizacja informacji wizualnej w budynku Urzędu.

8. Prowadzenie spraw organizacyjno-kancelaryjnych sekretariatu Wójta, w tym obsługa centrali telefonicznej.

9. Prowadzenie spraw z zakresu współpracy ze stowarzyszeniami i organizacjami pozarządowymi, w tym w szczególności: opracowywanie rocznego programu współpracy, prowadzenie konsultacji społecznych programu, prowadzenie spraw związanych z udzielaniem organizacjom pozarządowym dotacji z budżetu Gminy w związku ze wsparciem lub powierzeniem realizacji zadań publicznych, sporządzanie sprawozdań z zakresu współpracy.

10. Prowadzenie spraw z zakresu kultury, w tym m.in. prowadzenie rejestru gminnych instytucji kultury, dla których Gmina jest organizatorem oraz współpraca ze środowiskami twórczymi i organizacjami pozarządowymi w zakresie kultury.

11. W zakresie działalności gospodarczej i alkoholi:

• załatwianie spraw związanych z rejestracją podmiotów gospodarczych (wpis do ewidencji działalności, wykreślenie podmiotu z ewidencji, zmiany wpisu do ewidencji);

• wydawanie zaświadczeń z archiwalnej ewidencji działalności gospodarczej Wójta;

• prowadzenie spraw związanych z wydawaniem, orzekaniem o wygaśnięciu oraz cofaniem zezwoleń na detaliczną sprzedaż napojów alkoholowych;

• współpraca z Gminną Komisją Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w zakresie wydawania i cofania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych, kontroli przestrzegania zasad i warunków korzystania z zezwoleń;

• wydawanie licencji i zezwoleń na wykonanie transportu drogowego oraz nadzór i kontrola w tym zakresie;

• wydawanie zaświadczeń na przewozy drogowe na potrzeby własne;

• prowadzenie ewidencji miejsc noclegowych.

    12. Prowadzenie spraw z zakresu komunikacji społecznej i promocji Gminy, w tym w szczególności:

• rozwijanie nowych form komunikacji z mieszkańcami;

• koordynacja procesu konsultacji społecznych przeprowadzanych w Gminie;

• realizacja zadań w zakresie organizowania spotkań z przedstawicielami społeczności lokalnych, debat i innych spotkań o charakterze informacyjno-konsultacyjnym;

• bieżące informowanie mieszkańców o działaniach, planach i zamierzeniach władz Gminy;

• obsługa systemu do komunikacji z mieszkańcami;

• wspieranie tworzenia i działalności miejsc aktywności lokalnej w Gminie;

• publikacja i aktualizacja informacji w Biuletynie Informacji Publicznej, na stronie internetowej Gminy Pionki oraz na profilu Urzędu Gminy Pionki na portalu Facebook, współpraca z komórkami organizacyjnymi na rzecz zapewnienia stałej aktualizacji strony internetowej Urzędu oraz Biuletynu Informacji Publicznej;

• współpraca z instytucjami zewnętrznymi oraz środkami masowego przekazu w celu kreowania właściwego wizerunku Gminy;

• kompletowanie materiałów w celu ich publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej, na stronie internetowej Gminy oraz w innych wydawnictwach przy współpracy z pozostałymi komórkami organizacyjnymi;

• opracowywanie wydawnictw i publikacji (opracowanie projektów graficznych, tekstów, dobór fotografii itp.) informacyjno –promocyjnych Gminy oraz ich dystrybucja;

• prowadzenie kalendarza wydarzeń gminnych;

• koordynowanie działań (przy współpracy gminnych jednostek organizacyjnych i komórek organizacyjnych) związanych z organizacją gminnych imprez kulturalnych, sportowych oraz innych tego typu przedsięwzięć;

• prowadzenie spraw związanych z animacją na terenie Gminy działań kulturalnych, sportowych oraz obejmujących edukację artystyczną, upowszechnianie kultury i ochronę tradycji;

• współpraca z powiatem, sąsiednimi gminami i wydawnictwami w zakresie promocji Gminy;

• koordynacja współpracy z gminami oraz miastami partnerskimi;

• współpraca ze stowarzyszeniami, fundacjami oraz innymi organizacjami społecznymi zajmującymi się osobami niepełnosprawnymi oraz osobami wykluczonymi cyfrowo w celu poprawy warunków życia i integracji społecznej;

• współpraca z kołami gospodyń wiejskich działającymi na terenie Gminy;

• prowadzenie spraw związanych z pozyskiwaniem patronatów medialnych dla wydarzeń organizowanych przez Gminę;

• prowadzenie spraw z zakresu udzielania honorowego patronatu Wójta;

• inicjowanie i opracowywanie programów służących poprawie warunków życia i integracji społecznej;

• przygotowywanie dokumentów aplikacyjnych, wniosków na dofinansowanie projektów nieinwestycyjnych, obejmujących m.in. takie przedsięwzięcia jak szkolenia, współpracę partnerską, imprezy kulturalne i edukacyjne, ukierunkowane głównie na rozwój zasobów ludzkich, integrację społeczną i zmniejszenie bezrobocia;

• fotograficzna obsługa imprez organizowanych na terenie Gminy;

• opracowywanie, przygotowywanie i gromadzenie materiałów promujących Gminę, w tym materiałów graficznych.

    13. Prowadzenie spraw dotyczących zgromadzeń i imprez masowych.

14. Prowadzenie spraw z zakresu ochrony zdrowia.

15. Prowadzenie spraw związanych z praktykami uczniowskimi i studenckimi, odbywanymi w Urzędzie.

16. Określanie potrzeb Urzędu w zakresie usług, materiałów, sprzętu, prenumeraty czasopism.

17. Realizacja zapotrzebowania na pieczątki i pieczęcie urzędowe oraz prowadzenie rejestru w tym zakresie.

18. Zaopatrzenie materiałowo – techniczne Urzędu, w tym zakup środków czystości, artykułów spożywczych oraz materiałów biurowych.

19. Prowadzenie rejestru zakupionych wydawnictw na potrzeby pracowników Urzędu.

20. Utrzymanie czystości i estetyki w budynku Urzędu, a także terenu wokół budynku.

21. Realizacja drobnych prac remontowych i bieżących napraw.

22. Prowadzenie spraw w zakresie przygotowywania, realizacji i rozliczania projektów realizowanych z udziałem środków zewnętrznych w zakresie właściwości merytorycznej referatu przy współpracy z komórką organizacyjną Urzędu ds. rozwoju gminy.